Une secrétaire doit voir les disponibilités de la direction, plusieurs collègues planifient des rendez-vous ou une salle doit être réservée ? Les calendriers partagés peuvent répondre à ces besoins, à condition de définir les bons droits. 123 Informatique accompagne leur organisation et leur configuration selon votre environnement.
Commerces, TPE et PME · Prestations sur devis
Du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h. Modalités et disponibilités à confirmer lors de la prise de contact.
Quel calendrier partager ?
| Usage | Besoin à préciser |
|---|---|
| Agenda personnel | Partager seulement la disponibilité ou aussi les détails des rendez-vous. |
| Agenda d’équipe | Identifier qui consulte, crée ou modifie les événements. |
| Salle ou équipement | Organiser les réservations et éviter les chevauchements. |
| Rendez-vous clientèle | Définir qui reçoit les demandes et les informations visibles. |
Séparer disponibilité et contenu des rendez-vous
Voir qu’une personne est occupée ne nécessite pas toujours de consulter le détail de ses rendez-vous. Définissez les informations nécessaires à chaque rôle : simple disponibilité, lecture ou modification. Cette étape aide à concilier l’organisation de l’équipe et la confidentialité de certains événements.
Choisir le bon type de calendrier
Un agenda individuel partagé, un calendrier de service et la réservation d’une salle correspondent à des usages différents. Précisez qui crée les événements et qui doit recevoir les invitations. Les fonctions disponibles dépendent de votre service de messagerie et des licences utilisées ; elles doivent être vérifiées avant la configuration.
Tester les situations réellement rencontrées
Prévoyez les essais utiles : ajout d’un rendez-vous par une assistante, invitation d’un participant extérieur, modification depuis un téléphone ou consultation pendant une absence. Si les événements ne se synchronisent pas, indiquez les appareils et comptes concernés. Une règle d’utilisation commune complète la configuration technique.
Vos questions avant de nous contacter
Peut-on partager seulement les disponibilités ?
Cela dépend de la solution et de ses réglages. Décrivez le niveau d’information souhaité afin de choisir les autorisations adaptées.
Faut-il communiquer le mot de passe de la direction ?
Le besoin doit être étudié au travers des fonctions de partage ou de délégation disponibles. Il ne se résume pas au partage d’un identifiant.
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Présentez votre besoin, votre commune et les équipements concernés. Nous précisons avec vous le périmètre et les conditions de la prestation professionnelle sur devis.